Perchè automatizzare la gestione dei turni di lavoro?
I turni nei servizi di ristorazione
In molte aziende, i turni di lavoro sono spesso gestiti con strumenti informatici generici, adattàti allo scopo, come per esempio:
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excel, word e carta stampata, per pianificare i turni
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telefono, whatsapp e mail, per comunicare le assegnazioni ai i collaboratori.
Rimandare la scelta di uno strumento specialistico per pianificare i turni e, quindi, le attività dei propri collaboratori (pochi o tanti che siano), significa rimanere in uno stato organizzativo che genera incomprensioni, equivoci e ritardi con una inevitabile perdita di tempo e, in molti casi, di buon umore.
Gestire la pianificazione dei turni e delle attività di lavoro con un software dedicato apporta invece efficienza nella gestione di un processo prettamente operativo (sia per il responsabile dei turni, sia per i collaboratori turnisti) ed efficacia nelle attività core-business dell'azienda.
Un software dedicato aiuta e gestire i turni in maniera più efficiente
I turni nei servizi di assistenza alla persona
Vediamo quali vantaggi possono essere raggiunti in poco tempo implementando un software nato per la gestione dei turni di lavoro:
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Schemi turni chiari
Il lavoro di impostazione dei turni all'interno di un software specifico richiede consapevolezza e schematicità. Il responsabile dei turni fuoriesce da una gestione "occasionale" in base alle possibili richieste spot che arrivano dall'alto o dal basso dell'azienda. Una volta definiti i criteri dei turni e delle assegnazioni, sarà il software a guidare (senza errori) nella scelta di tutte le casistiche di tempo, qualifica, preferenze, ecc.
2
Informazione condivisa
Il responsabile dei turni viene svincolato dal ruolo di "responsabile unico" perché gestire questo processo con una applicazione "aziendale" significa che un suo sostituto potrà gestire i turni nel caso di sua assenza (ferie, malattia, dimissioni) in qualsiasi momento.
3
Comunicazione tempestiva tra Azienda e collaboratori
La comunicazione dei turni (assegnazioni, sostituzioni, ecc.) avviene in maniera immediata, certa e completa dall'azienda verso i collaboratori che sono raggiunti ovunque grazie all'App Mobile. In questo caso l'informazione oltre ai dati di base (data, orario inizio/fine) può contenere un'infinità di informazioni utili al collaboratori (per esempio: se e con quali altri collaboratori condividerà il turno, il luogo esatto dello svolgimento del turno con un Map link, una descrizione dell'attività da svolgere, le note specifiche per un cliente, ecc.)
4
I collaboratori hanno un piano chiaro sulle loro attività
I collaboratori, tramite l'app sul loro smartphone, hanno un programma chiaro delle attività di lavoro che li aspettano giorno per giorno e con una vista di tempo più lunga (settimana, mese). Non solo. L'App consente loro di comunicare tempestivamente con l'azienda per richiedere - ad esempio - una sostituzione in uno specifico turno, le ferie e i permessi oppure per comunicare lo stato di malattia. Trasmettere queste comunicazioni attraverso un software per la gestione dei turni di lavoro, consente all'azienda di attivare il processo di sostituzione del collaboratore assente in maniera guidata, rapida e certificata.
5
La gestione turni con le assenze e le presenze
In genere, la gestione dei turni di lavoro, include non solo la gestione delle assenze per via delle ragioni esposte prima. Spesso può includere l'ambito complementare della gestione delle presenze. Un funzionalità molto importante per registrare la presenza di un collaboratore (sia che il turno si svolga in sede, sia che - soprattutto - il turno si svolga fuori sede) è quella del clock-in e del clock-out. In pratica, il collaboratore dall'App di gestione turni installata sul telefono (proprio o aziendale) può timbrare la propria presenza al turno. Ovviamente, nei termini stabiliti dalla normativa e con la massima garanzia e rispetto della propria privacy.
Comunicazione più chiara e tempestiva tra l'Azienda e i collaboratori
I turni nei servizi di intrattenimento
Non va dimenticato che, soprattutto nelle aziende di Servizi (ma non solo) le Risorse Umane sono il principale asset. Investire su strumenti che semplifichino loro la "vita" nello svolgimento delle attività significa generare coinvolgimento, empatia e benessere abbattendo le percentuali del costoso turn over.
Tradotto in una frase:
vantaggio competitivo sulla concorrenza
Un software dedicato aiuta e gestire i turni in maniera più efficiente
I turni nei servizi in piscine e terme
Quale software scegliere dunque?
Il mercato offre un'ampia scelta di software per la gestione dei turni di lavoro. Il guaio è che, quasi sempre, si tratta di gestionali, cioè una famiglia di più moduli inscindibili tra loro (e non tutti utili alla nostra attività).
Questa caratteristica fa sì che un progetto di gestione turni diventi particolarmente costoso, in termini di investimento economico ma soprattutto di TEMPO.
Di fronte a questa scelta l'azienda è portata a desistere o, quanto meno, a rimandare il progetto.
Bisogna tuttavia far presente che oggigiorno esistono anche software di concezione moderna che consentono di gestire un singolo processo stand-alone.
Si tratta di software che non richiedono alcuna installazione fisica e vengono utilizzati in modalità Saas (Software as a Service). Quali sono i vantaggi del SaaS.
1. sono software che costano poco (un canone, in genere mensile, omnicomprensivo)
2. garantiscono elevati standard di sicurezza e di continuità
3. il cliente paga in base al consumo
4. hanno tempi di avviamento rapidissimo se non addirittura nulli
5. gli aggiornamenti ed i miglioramenti sono periodici e gratuiti
6. lo sviluppatore è focalizzato sull'argomento e costantemente aggiornato
7. non ci sono, in genere, vincoli di durata del contratto. Dopo un periodo minimo si può disdire.
Il software SaaS presenta quindi molti importanti vantaggi quindi a fronte di un uso praticamente uguale a quello del software tradizionale.
I collaboratori hanno un piano chiaro e sempre aggiornato delle attività da svolgere
I turni nei servizi di cura del verde
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